Как выстроить работу отдела продаж в отпускной период.
Каждый работник имеет законное право отдыхать 28 дней в году. Однако, составляя график отпусков для менеджеров по продажам, надо учитывать ряд обстоятельств. Например, в нашей компании в последний месяц каждого квартала закрывается около 45-50% общих продаж, поэтому крайне важно, чтобы именно в это время все были на месте и активно трудились. О чем еще следует помнить, отправляя в отпуск сотрудников коммерческой службы?
Работа отдела продаж, как правило, связана с квартальными и годовыми циклами, по которым подводятся промежуточные и финальные результаты деятельности всего отдела и каждого сотрудника. Естественно, пики нагрузки, стрессовые для работников, приходятся на окончание отчетных периодов — март, июнь, сентябрь и декабрь. Ваша задача — в течение года поддерживать эмоциональный баланс и работоспособность в коллективе, иначе в конце самого интенсивного четвертого квартала менеджеры окажутся полностью истощены и не смогут завершить его на должном уровне. Без четкого регламента паузы на «море, солнце и песок» могут парализовать деятельность отдела в самый неподходящий момент. Во избежание неожиданностей в нашей компании был разработан ряд правил.
Введите общие правила планирования отпусков
Вы должны четко определить, что разрешено, а что запрещено в коммерческой службе в отношении отпусков. Важно информировать будущих сотрудников о самых важных требованиях еще на этапе собеседования или в предложении о работе. Таким образом вы с первого дня зафиксируете согласие сотрудника с правилами.
Если правил в отделе продаж не существовало и вы решали отпускные вопросы на ходу, тогда сотрудники-старожилы воспримут новые законы как закручивание гаек и покушение на их свободное время. Как избежать демотивации команды? Прежде всего обозначьте проблему для всего коллектива и проведите опрос о том, какие пункты нужно включить в политику отпусков.
Оцените рыночную активность. Для каждой отрасли характерна определенная сезонность продаж с пиками и падениями рыночной активности. А значит, есть периоды-табу, в течение которых отдел продаж не должен брать отпуск, за исключением действительно форсмажорных ситуаций. Например, у нас есть табу на последний месяц каждого квартала. Более того, не рекомендуется брать отпуск в четвертом квартале вообще, так как чаще всего в большинстве региональных планов продаж на этот квартал приходится от 35% до 40% годовой выручки. Поэтому мы можем специально позволить сотруднику, пришедшему в компанию в мае, пойти в отпуск на две недели уже в августе, с тем чтобы он не брал те же две недели в период с октября по декабрь, когда его вклад будет чрезвычайно важен.
Ориентируйтесь на партнеров. На график отпусков наших сотрудников влияет и тот факт, когда в отпуск идут партнеры и клиенты. Например, некоторые из наших российских партнеров заканчивают финансовый год не в декабре, а в марте. И многие их сотрудники планируют отпуск с 1 апреля, чтобы отпраздновать окончание ударных двенадцати месяцев. Мы рекомендуем менеджерам, отвечающим за работу с этими партнерами, также планировать отпуск на апрель.
Учитываются и традиционные российские долгие выходные в январе и мае, после которых отпуск брать не рекомендуется. Ведь таким образом сотрудник может отсутствовать более трех недель, что ставит под угрозу результаты продаж первого и второго кварталов.
Особенно же актуальны вопросы региональной специфики для международных отделов продаж. Например, в США есть известные праздники, до и после которых половина населения страны берет небольшие отпуска на два-три дня, — День независимости, День благодарения, католическое Рождество. А вот отпуск больше десяти дней в корпоративном мире Америки редкость. Вместе с тем в Южной Европе, в таких странах, как Испания, Франция, Италия, существует традиционный сезон отпусков в августе, когда работники отдыхают минимум две недели, а некоторые — и все три перед «сбором осеннего урожая».
В связи с этим мы, несмотря на стандартную рекомендацию не брать отпуск более двух недель подряд, разрешаем менеджерам отдела продаж, сотрудничающим с Южной Европой, в полном соответствии с традициями их клиентов взять две с половиной или даже три отпускные недели в августе. Соответственно, в третьем квартале для отделов продаж самый горячий месяц — июль, ведь нужно закрыть как можно больше сделок до августа, когда встретиться с клиентом или дозвониться до него будет невозможно. Второй тайм начинается в сентябре, когда заказчики возвращаются из отпусков.
Поэтому если вы управляете международным отделом продаж, создайте календарь государственных праздников, а также сезонов отпусков каждой страны, с которой вы работаете. Это даст возможность прогнозировать разумную нагрузку на продавцов. Например, если отдел работает с Ближним Востоком, планируйте отпускной сезон продавцов на период мусульманского праздника Рамадан, когда вся деловая активность в регионе сводится к нулю.
Принимайте во внимание маркетинговые кампании и крупные мероприятия. Во многих компаниях к отраслевым мероприятиям, таким как выставки или конференции, готовятся в режиме «это должно было быть сделано вчера». В последний момент выясняется, что никто из отдела продаж не может работать на стенде, все менеджеры заняты — командировки, встречи с клиентами, подписание важных контрактов, а у некоторых на это время запланирован отпуск. Чтобы не нарушать планы сотрудников, договоритесь с отделом маркетинга и заранее получите календарь мероприятий, на который вы сможете ориентироваться при годовом планировании отпусков менеджеров по продажам.
Учитывайте интересы сейлз-менеджеров
Планирование отпусков — важный процесс, который должен учитывать обоюдные интересы сотрудника и работодателя и результаты продаж по региону или направлению, в котором он работает.
Хорошая новость состоит в том, что профессиональных продавцов не надо убеждать в важности успешного выполнения плана, ведь от этого зависит их личный доход. Поэтому если у вас опытная команда, а правила апеллируют к эффективности бизнеса и успешности всего коллектива, больших проблем с их применением не будет.
Начните с долгосрочного планирования. Я рекомендую не планировать стандартные четыре недели отпуска, а сначала раздвинуть рамки до шести недель. А уже затем, в процессе тактического планирования, вместе с сотрудником окончательно определить временные границы положенных 28 дней. В случае изменений как можно раньше известите об этом менеджера. Если же вы поставите его перед фактом, что запланированный через месяц отпуск придется отменить из-за новых правил, отраслевых выставок или особенностей проекта, над которым работает компания, то даже профессиональная солидарность вряд ли поможет избежать демотивации.
Предложите менеджеру альтернативу. Как отмечалось выше, нет смысла работать в период, когда контрагенты отдыхают. Мы уже давно меняем праздники или выходные дни, полагающиеся менеджерам по закону, на праздники страны, с представителями которой они сотрудничают. Скажем, если в Великобритании на понедельник приходится Bank Holiday, то сотрудник, отвечающий за этот регион, может взять выходной. Взамен уже в российский праздник, приходящийся на будний день в Великобритании, надо будет выйти на работу. Еще одна альтернатива — вычесть этот день из отпускного периода.
Однако нужно иметь в виду, что правила отпускной политики отдела продаж должны в соответствии с Трудовым кодексом РФ носить рекомендательный характер. Это разъяснение крайне важно донести до всех сотрудников, серьезно относящихся к соблюдению компанией ТК. Впрочем, в случае с отделом продаж данные правила не требуется защищать. Ведь они создаются прежде всего для повышения результатов продаж, а именно к этому стремится любой мотивированный и профессиональный продавец.
Если менеджер ведет большой проект, учтите расписание значимых для продаж этапов. В комплексных и долгих корпоративных продажах, когда ваши продукты или сервисы входят в состав системообразующих решений других производителей или связаны с их реализацией, при планировании отпусков необходимо учитывать расписание этапов этих проектов. Особенно это характерно для глобальных проектов, таких как Сочи-2014 или ЧМ-2018 по футболу в России. Если менеджер по работе с ключевыми клиентами контролирует ситуацию, он должен знать важные моменты своего участия в проекте. Следовательно, можно выяснить, когда у самого заказчика планируются паузы или отпускные окна, и подстроиться под это расписание.
Разработайте правила замещения сотрудников
Сезонность и типичные периоды отпусков облегчают планирование пауз в работе отдела продаж, но не должны превращать офис в тихую гавань. Нельзя допустить, чтобы весь отдел продаж восстанавливал силы одновременно.
Поэтому важно установить систему замен, чтобы продавца, ушедшего в отпуск, подстраховывал коллега. Что предполагает такая страховка? Прежде всего поддержку направления, территории или клиентов, за которых отвечает отдыхающий. Поддержка эта, как правило, сводится к реактивной работе с входящими запросами, если таковые возникают. Когда в отпуск пойдет сменщик, его обязанности возьмет на себя тот, кого он страховал. Почему важна такая преемственность? Она исключает резонный вопрос менеджера об оплате его двойной работы во время отпуска коллеги, ведь тот окажет ему подобную услугу.
Есть еще один момент, который может доставить неприятности, — справедливость распределения отпускных окон. Например, многие предпочитают приклеить свой отпуск к январским или майским праздникам, но очевидно, что кому-то придется отказать. Эту проблему можно разрешить несколькими способами. Наиболее действенна комбинация, когда менеджеры между собой согласовывают график отпусков и одновременно придерживаются правила ротации преференций. Жеребьевка может вызвать негативную реакцию.
Обсуждайте вопросы отпусков открыто
Составьте топ-10 наиболее часто задаваемых сотрудниками вопросов и ответов на них и опубликуйте его в специальном разделе на корпоративном сайте. Разместите там же пару примеров отпускных окон на различных направлениях или территориях с пояснениями, почему был выбран именно такой вариант: с апелляцией к сезонности, знаковым выставкам и другим аспектам.
Кроме того, вы можете столкнуться с ситуацией, когда, обговорив с новым сотрудником вашу отпускную политику еще при найме, узнаете, что ее выполнение невозможно, так как ваш будущий продавец уже купил билеты на декабрь, чтобы отдохнуть от холодной зимы в теплых странах, а менеджеры по продажам в это время максимально загружены. Ситуация опасна тем, что давно работающим сотрудникам она может показаться несправедливой, ведь они в декабре отпуск взять не могут.
Чтобы минимизировать потери, на этапе собеседования уточните у кандидата, мог бы он изменить отпускные планы, если бы это влияло на ваше решение о найме. При отрицательном ответе объясните соискателю, что отпуск в такое время может создать напряжение в команде, и спросите, готов ли он в качестве ответного шага уступить коллегам при выборе времени очередного отпуска. Обязательно проинформируйте команду об особенностях вашего соглашения с новичком.
(с) Михаил Пеньковский