Большинству людей навыки управления временем совершенно необходимы для успешного выполнения своей работы. Как и в других подобных ситуациях, чем сильнее вы углубляетесь в изучение этого процесса, тем выше оказывается отдача.
Чтобы достичь краткосрочных и долгосрочных целей, очень важно правильно расставить приоритеты задач, спланировать встречи, отправку и просмотр электронной почты, проекты и многое другое, не говоря уже о своей ответственности перед семьей. Что можно предпринять, для того чтобы вернуть назад хотя бы часть своего времени? Как и большинство других умений, навыки управления временем приобретаются при наличии должного прилежания и практики.
Чтобы помочь вам эффективно справиться с этой задачей, редакторы CIO.com обобщили информацию, почерпнутую из изданий The Washington Post, The Huflington Post, Chicago Tribune и других источников. Надеемся, что благодаря нашим советам вы сумеете выкроить необходимое для важных мероприятий время даже в самый загруженный день.
1. Планирование — всему голова. Ведите списки дел и используйте инструменты, имеющиеся в вашем распоряжении
Сегодня большинству из нас приходится делать все в высочайшем темпе, выдерживая чудовищные нагрузки. В таких условиях тщательное документирование своих мыслей и задач — единственный способ, гарантирующий, что вы ничего не упустите. Создавая списки дел, заносите в них как можно больше информации — это поможет быстрее выйти на правильный путь, когда впоследствии вы вновь вернетесь к этой задаче. Сегодня у большинства из нас есть круглосуточный доступ к планшетам, смартфонам и портативным компьютерам. Между тем каждое такое устройство в той или иной степени способно стать инструментом для управления временем, причем, скорее всего, инструменты эти используются недостаточно эффективно.
В приложении Outlook, например, имеются задачи, позволяющие хранить, отслеживать и поддерживать списки и заметки. Кроме того, здесь есть календарь (отличный инструмент для планирования проектов), функция назначения встреч и напоминаний. В устройствах iPad и Android поддерживаются встроенные заметки и календари, а в магазинах приложений можно найти тысячи программ, предназначенных для управления временем.
Если вы приверженец старой школы, носить с собой ноутбук или небольшой планшет будет всегда полезно.
Когда следует перестраивать перечень мероприятий и делать из него выборки? Один из вариантов — формировать список ближайших дел в конце рабочего дня. Проанализируйте события, которые произошли за последнее время, и тщательно спланируйте план действий на предстоящий день. Придерживаясь такого подхода, вы сможете избежать множества бессонных ночей.
Другой вариант — сформировать список всех задач, как личных, так и профессиональных. Когда список будет готов, взгляните на него и задайте себе следующие вопросы: «Нужно ли планировать встречи?», «Можно ли делегировать какие-либо из указанных задач кому-то еще?», «Обязательно ли проводить ранее объявленное совещание?».
Не позволяйте своим спискам раздуваться, иначе они выйдут из-под контроля. Чтобы этого не случилось, желательно по возможности классифицировать их и разбить на категории. Не пытайтесь держать все в голове. Нужно задокументировать всю необходимую информацию и сосредоточиться на текущих задачах.
2. Многозадачность не работает
В опубликованной недавно изданием Huflington Post статье исследователь и старший преподаватель университета штата Огайо Чжэнь Вон изложил свою точку зрения на многозадачность.
«Некоторые по-прежнему пытаются утверждать, что многозадачность делает их более продуктивными, — указал он. — Но мне кажется, они переоценивают положительное восприятие многозадачности. Здесь речь идет не о повышении продуктивности, а о большей эмоциональной удовлетворенности своей работой».
Люди всегда демонстрируют более высокую эффективность, когда в каждый конкретный момент времени концентрируются на решении только одной задачи. Как говорится, лучше завершить одно задание, чем начать пять.
3. Приоритеты, приоритеты, приоритеты
Посмотрите на свои списки и определите главные приоритеты. Запланируйте наиболее важные и сложные задачи на ту часть дня, когда мозг работает лучше всего и вы находитесь в хорошем физическом состоянии.
Одним проще решать такие вопросы с самого утра, другие же предпочитают дождаться 17:30, когда большинство сотрудников покидает офис.
4. Определяйте цели и сроки
У любой задачи и проекта должны быть конкретные сроки и цели, позволяющие проследить за тем, какого прогресса вы достигли и добились ли успеха.
Сроки очень важны для достижения желаемого результата. Если не установить реалистичные сроки и не организовать управление на должном уровне, все ваши начинания превратятся лишь в источник нескончаемых стрессов. Недостаток времени у вас и вашей команды обернется очень серьезным давлением на всех участников проекта.
Всегда оставляйте себе чуть больше времени, чем вам может понадобиться, чтобы избежать возможных неожиданностей. Соблюдая заданные сроки, вы сделаете больше и уложитесь в отведенное время.
Цели должны соответствовать аббревиатуре SMART:
• Specific (конкретные);
• Measurable (измеримые);
• Action-focused (ориентированные на действие);
• Realistic (реалистичные);
• Time-Specific (ограниченные во времени).
Установите как долгосрочные, так и краткосрочные цели.
Потеряться в микромире ежедневных забот очень легко. Цели же помогут удержаться в контексте происходящего и сформируют более полную картину. Относитесь к ним как к стратегическому плану карьеры и необходимой части своей повседневной работы. Если вы хотите добиться успеха, нужно определить для себя цели и неуклонно продвигаться к их достижению.
Итак, необходимо всегда иметь перед собой четко определенные цели, стремления и сроки.
5. Извлекайте из имеющегося у вас времени максимум
Любому из нас выполнять те или иные действия (ехать на работу, заниматься физическими упражнениями или принимать душ) лучше в определенное время дня. Отведите время на то, чтобы проанализировать свой день, продумать предстоящие цели и проекты. Не помешает и расставить приоритеты в своем списке.
6. Следите за тем, как расходуется время
Важной предпосылкой к эффективному управлению временем станет понимание того, на что вы это время тратите. В течение рабочей недели попробуйте раз-другой задокументировать все свои действия и выполняемые задачи. Ничего сложного тут нет. Существует множество приложений, которые помогут вам справиться с этим. Перечислим лишь некоторые из них.
Для пользователей iPhone:
• aTimeLogger;
• Eternity Time Log Lite;
• iTimeSheet Lite.
Для пользователей устройств на платформе Android:
• Android Time Card Free;
• Time Recording;
• TimeCatcher.
Для ПК или Mac:
• Google Calendars;
• Toggl;
• Harvest;
• Tick.
Когда все данные находятся перед вами, становится ясно, где можно сэкономить время. Этот простой эксперимент очень часто приносит довольно неожиданные результаты.
7. Не откладывайте на потом
Откладывание дел на потом — дорога в никуда, поэтому никогда не отодвигайте важные для себя задачи и не тяните до последнего. Человеческой природе свойственно избегать того, к чему душа не лежит. Чтобы справиться с этим, попробуйте разработать систему премий. После выполнения сложной задачи запланируйте что-нибудь веселое или расслабляющее. Сделайте десятиминутный перерыв, пойдите прогуляться или займитесь тем, к чему душа лежит.
8. Перезаряжайте свои батарейки
Правильно питайтесь, регулярно занимайтесь физическими упражнениями и не экономьте на сне. Когда мы здоровы и все хорошо, это воспринимается как само собой разумеющееся. Казалось бы, чего проще придерживаться таких простых и понятных правил, но для многих их соблюдение оказывается непосильной задачей.
9. Исключите отвлекающие факторы
Где бы вы ни работали, отвлекающие факторы присутствуют всегда: в форме электронной почты, социальных сетей, общения с коллегами, желающими обсудить очередной эпизод популярного телесериала и последние новости или поговорить о детях.
Что можно сделать, для того чтобы минимизировать влияние этих отвлекающих факторов и сконцентрироваться на стоящих перед вами задачах? Следует свести к минимуму разговоры по телефону, проверять электронную почту только в специально отведенное время. Некоторые надевают звукопоглощающие наушники или слушают музыку, для того чтобы избавиться от офисного шума, другие же вешают на двери своего кабинета или на входе в отсек табличку «Не беспокоить».
Не правда ли, знакомая ситуация: начальник или коллеги заходят в тот самый момент, когда вы стараетесь полностью сосредоточиться на работе? Прежде чем погрузиться в работу, повесьте предупреждающий знак. Дайте окружающим знать, что вы готовитесь к важной встрече или работаете над проектом, требующим полной отдачи. Заранее поинтересуйтесь, нет ли каких-то срочных тем для обсуждения. Конечно, это потребует дополнительных усилий, но зато вас не будут отрывать от работы.
Меры, принимаемые для устранения отвлекающих факторов, позволят вам полностью сосредоточиться на решаемых задачах.
10. Делегирование полномочий
Все вечно приходится делать в страшной спешке? Вы не укладываетесь в график? Вынуждены обедать прямо на рабочем месте, а то и вовсе лишать себя еды? Очевидно, вы никому не делегируете своих полномочий. Отсутствие делегирования может стать серьезным препятствием на пути развития вашей карьеры. Ведь в сутках всего 24 часа, а у каждого из нас имеется лишь одна голова и две руки. «Я учился делегировать полномочия с молодых лет, — вспоминает миллиардер Ричард Брэнсон, основавший Virgin Group. — Я мог уходить из офиса на какое-то время, и у меня появлялась возможность заняться очередным крупным проектом». Даже если вы считаете, что сами все сделаете лучше, все равно некоторые функции необходимо делегировать, для того чтобы сосредоточиться на основных приоритетах и расширить зону своей ответственности.
Делегирование заключается не в том, чтобы передать кому-то определенный круг задач и забыть про это. Оно требует тщательного продумывания и контроля. Вот шесть полезных рекомендаций, которые помогут вам лучше делегировать задачи и проекты:
1. Посмотрите внимательно, на кого можно возложить те или иные функции. Каковы сильные и слабые стороны этих людей?
2. Определите цели и сформулируйте ожидания.
3. Наметьте контрольные точки и установите сроки.
4. Объясните людям, какими ресурсами они располагают.
5. Будьте готовы ответить на вопросы. На каждом из промежуточных этапов анализируйте состояние дел и вносите необходимые коррективы.
6. Выделяйте чуть больше времени, чем требуется. Ведь вам, скорее всего, удастся решить поставленную задачу быстрее, чем человеку, который не занимается этим регулярно.
Делегирование полномочий — важная составная часть процесса ежедневного управления ИТ и улучшения управления временем, позволяющая добиться существенного прироста производительности труда.
ИЗУЧАЙТЕ СЕБЯ
Для эффективного управления временем требуется понимание характера своего поведения. Когда вы узнаете, что мешает повысить производительность труда, вам будет проще бороться с этими причинами.