Умение хорошо писать — не врожденный дар, а навык, который можно развивать, подобно многим другим. И книга, которую вы держите в руках, поможет вам приобрести необходимую уверенность и снабдит инструментами, которые понадобятся для совершенствования этого навыка.
В книге подробно рассказано о том, как преодолевать отсутствие творческого вдохновения, структурировать идеи, удерживать внимание читающих, кратко и емко резюмировать написанное, выбирать правильный тон и мотивировать адресатов к действию. Вы научитесь подбирать правильные слова и нужный тон при составлении документов и деловых писем.
Для всех, кому приходится писать электронные письма, коммерческие предложения, отчеты, доклады и т.п.
Отрывок из книги:
Введение
Почему необходимо совершенствовать навык письма
Возможно, вы считаете, что нет необходимости беспокоиться о совершенствовании навыка письма — сойдет и так. Однако подобная точка зрения может вам дорого стоить. Ваше руководство, коллеги, подчиненные, клиенты, партнеры — все, с кем вы общаетесь, составляют о вас мнение исходя из того, как вы пишете. Если вы делаете это неумело и небрежно, они могут решить, что вы и мыслите точно так же. И если вы не сможете убедить их, что то, что вы пишете, действительно важно, это и не будет для них важно. Они могут даже прийти к выводу, что с вами не стоит вести дела. Да, ставки в самом деле высоки.
Некоторые полагают, что важны идеи, а не их выражение на письме. Однако именно правильное письменное изложение идей способствует тому, чтобы их заметили и в итоге реализовали. Так что не нужно заблуждаться: умение правильно выражать свои мысли на письме дорогого стоит.
Те, кто не умеет этого делать, создают барьеры между собой и своими адресатами. Те же, кто делает это хорошо, устанавливают с людьми контакт, побуждают их идти навстречу и достигают поставленных целей.
Все, что для этого нужно, — лишь несколько слов, которые могут произвести сильное впечатление, хорошее или плохое. Давайте рассмотрим четыре небольших отрывка: два из них эффективны, а два — нет. Попробуйте определить, где какой.
1. В условиях наблюдающейся в настоящее время деловой конъюнктуры вполне резонно было бы ожидать, что найм и удержание новых работников будет облегчаться за счет экономических проблем, существующих в данный момент на рынке труда. Однако многие предприниматели обнаружили, что не так-то просто привлечь в компанию людей, которые сумеют оказать положительное влияние на финансовые результаты компании.
2. Текущая ситуация на рынке труда позволяет предположить, что найти высокопроизводительных новых сотрудников легко. Однако многие предприниматели все еще с трудом находят эффективных работников.
3. Идея предложить какой-нибудь знаменитости, постоянно пользующейся социальными сетями, компенсацию в размере нескольких тысяч долларов за то, чтобы рекламировать какую-либо компанию, упоминая о ней на своей страничке, может показаться по меньшей мере странной. Однако количество компаний, ежегодно ассигнующих и расходующих средства на подобные меры в рекламных целях, в последнее время значительно возросло.
4. Платить знаменитости тысячи долларов за упоминание вашей компании на ее страничке в социальной сети, где у нее 140 друзей, может показаться безумием. Однако все больше компаний именно так и поступают.
Вы можете определить, чем различаются эти тексты? Разумеется, можете. Первый и третий примеры чрезмерно многословны и подробны. Предложения запутанны и витиеваты, а нить рассуждения порой теряется. Второй и четвертый отрывки легки для понимания, лаконичны и ясны. Они не заставляют читателя зря терять время.
Вы уже распознаете образцы деловых документов, которые помогают достичь поставленных целей, и, поверьте мне, сами можете научиться писать так же. Возможно, необходимость что-либо писать вызывает у вас раздражение. Многие люди испытывают те же чувства. Однако существуют проверенные методы для уменьшения дискомфорта и затрачиваемых усилий. Именно о них вы узнаете из этой книги, а также ознакомитесь со многими примерами из разряда «до» и «после», которые демонстрируют эффективность данных методов на практике (для этого использованы реальные документы с измененными данными).
Умение хорошо писать — не врожденный дар, а навык, который вы можете развивать, подобно многим другим. Любой человек, обладающих средними спортивными способностями, может научиться забрасывать баскетбольный мяч в корзину или неплохо играть в гольф. Любой, кто обладает обычным уровнем интеллекта и координации движений, может научиться сносно играть на музыкальном инструменте. И если вы вообще дочитали до этого места, то сможете научиться писать хорошо — а возможно, и очень хорошо, — лишь усвоив несколько принципов.
Воспринимайте себя как профессионального автора
Если вы занимаетесь бизнесом и вам приходится для достижения результата что-то писать — электронные письма, коммерческие предложения, отчеты, доклады и т.п., то вы профессиональный автор. В широком смысле ваши коллеги — писатели, журналисты и составители рекламных текстов. Вот почему то, что вы пишете, должно быть доведено до максимально возможного совершенства.
Приведу пример, который, возможно, вам уже знаком. Существуют различные версии этой истории, в которых действие происходит в разных городах и с различными деталями.
В парке сидит слепой человек, на его шее висит табличка, на которой неровными буквами выведено: «Я СЛЕПОЙ», перед ним стоит жестяная кружка. Мимо проходит составитель рекламных текстов и, видя, что в кружке у слепого лишь три монеты по двадцать пять центов, спрашивает:
— Простите, можно ли мне изменить надпись на вашей табличке?
— Но это моя надпись. Моя сестра написала ее под мою диктовку.
— Я понимаю. Но, думаю, смогу вам помочь. Позвольте мне сделать другую надпись на обратной стороне таблички, и вы сможете опробовать ее в действии. Слепец неохотно соглашается. Через два часа его кружка доверху наполняется монетами и банкнотами. Когда очередной прохожий опускает туда пожертвование, слепой обращается к нему:
— Пожалуйста, остановитесь на минутку. Скажите, что написано на моей табличке?
— Всего пять слов, — отвечает прохожий. — «Сейчас весна, а я ничего не вижу».
То, как вы подаете информацию, имеет значение.
Внимательно читайте, чтобы улучшить свой стиль
Для того чтобы ясно и убедительно выражать свои мысли, необходимо развить в себе несколько навыков:
• постоянную концентрацию на цели письма и потребностях читающего;
• решительное предпочтение наиболее простых слов, необходимых для точного выражения мыслей;
• чутье к уместному использованию идиом;
• избегание жаргонизмов и бизнес-сленга;
• употребление нужных слов в нужных местах;
• чувство правильного тона.
Вы способны развить эти навыки? Для начала попробуйте отмечать наличие или отсутствие вышеуказанных ориентиров во всем, что читаете. Найдите немного времени, чтобы изучить работу профессионалов. Это не должно быть тяжелой рутинной обязанностью, не стоит заставлять себя делать это под конец долгого и утомительного рабочего дня. Выделите на такое внимательное чтение несколько свободных минут за утренним кофе или днем, в перерыве между делами. Найдите хороший материал, чтение которого доставит вам удовольствие. Это может быть Economist или Wall Street Journal, или даже Sports Illustrated, лишь бы там содержалось достаточное количество хороших текстов.
По мере возможности старайтесь ежедневно зачитывать хотя бы одну статью вслух, словно вы диктор. (Да-да, именно вслух.) Читайте с чувством. Обращайте внимание на пунктуацию, формулировки, структурирование идей и расположение абзацев. Эта привычка поможет вам развить нужные навыки. А когда вы отточите свое мастерство осознанного чтения, вам останется только практика.
Отдавайте себе отчет в том, какова цена вопроса
Двусмысленное письмо или электронное сообщение потребует дополнительной коммуникации для устранения недопонимания, а это приведет к расходованию ресурсов и ухудшению деловой репутации компании. Следствием плохо сформулированной и плохо обоснованной служебной записки может стать принятие неправильных решений. Если отчет неудачно составлен, это может привести к тому, что важная информация окажется на втором плане и читатели упустят из виду ключевые моменты. Коммерческое предложение, написанное в неприветливом тоне, с использованием громоздких фраз, будет отложено в сторону и забыто. Плохо подготовленный инвестиционный проект, предназначенный для важного клиента, лишь отнимет время у вашего руководителя, который будет вынужден в одиннадцать часов вечера его переписывать, чтобы сделать более-менее приемлемым. При этом шансы проекта на успех окажутся невелики, поскольку его готовили на скорую руку. А это чревато зря потраченным временем и снижением прибыли компании. Однако вы можете предотвратить эти проблемы, если будете выражать свои мысли на письме четко и лаконично. И это не какое-то тайное, загадочное и непостижимое искусство — это незаменимый инструмент для ведения бизнеса. Научитесь его использовать для достижения поставленных целей.
Глава 1
Помните о цели своего письма
Многие люди начинают писать, не думая о целях, которые перед ними стоят. В результате получатели сообщения не понимают, на чем следует сконцентрировать внимание и что нужно сделать после прочтения документа. Поскольку от цели письма зависит очень многое, необходимо о ней постоянно помнить. Какой результат вы хотели бы получить? Скажем, вы хотите убедить кого-то заключить договор франшизы, или прекратить несанкционированное использование торговой марки вашей компании, или явиться в компанию для переговоров лично.
Четко и убедительно определите проблему и желаемые результаты. После написания каждого предложения задавайте себе вопрос, насколько вы приблизились к поставленной цели. Это поможет найти наилучшие слова для донесения до адресата смысла вашего сообщения.
Форма должна соответствовать поставленной задаче
Допустим, ваша компания арендует помещение в офисном здании, где прошел капитальный ремонт вестибюля и первого этажа. Главный юрисконсульт предупредил вас о том, что владелец здания нарушил закон о защите прав граждан с ограниченными возможностями. Например, не устроены пандусы для инвалидных колясок и автоматические двери. Вы решили написать хозяину здания письмо. Однако задумайтесь — зачем вы пишете? Ответ на этот вопрос во многом будет определять содержание письма и полностью — его тон. Давайте рассмотрим три варианта такого письма.
Вариант 1
Владелец здания — ваша хорошая приятельница, но вы считаете, что закон необходимо соблюдать ради блага ваших сотрудников и клиентов. Ваша цель — получить больше информации. Выбранный тон — дружеский.
Здравствуй, Энн!
Новый вестибюль выглядит просто потрясающе. Теперь нашей и другим компаниям в этом здании будет особенно приятно принимать клиентов и прочих посетителей. Спасибо, что решила сделать ремонт.
Но, возможно, работы еще не завершены? Пока не оборудованы приспособления для передвижения людей на инвалидных колясках, как того требует закон. Возможно, я бегу впереди паровоза, и к этим работам еще не приступили? Пожалуйста, дай мне знать.
Предлагаю в ближайшее время пообедать вместе.
С наилучшими пожеланиями
Вариант 2
Вы в хороших отношениях с хозяином помещения, но в целом недовольны тем, что здание, в котором располагается ваш офис, не соответствует нормам, предписанным законом о защите прав граждан с ограниченными возможностями. Один из ваших сотрудников — инвалид, и вы хотели бы решить данную проблему. Ваша цель — исправить упущение. Выбранный тон — более настойчивый.
Здравствуйте, Энн!
Сотрудники нашей компании Bergson рады, что Вы отремонтировали первый этаж и сделали его гораздо более привлекательным как для работников расположенных в здании компаний, так и для посетителей. Однако мы обеспокоены отсутствием пандусов для инвалидных колясок и автоматических дверей для удобства сотрудников и клиентов с ограниченными возможностями — оба эти приспособления необходимо построить, чтобы соблюсти их права по закону. Возможно, эту часть ремонтных работ еще предстоит осуществить. Если это действительно так, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Если это упущение, не могли бы Вы подтвердить, что монтаж пандусов и автоматических дверей начнется не позднее чем через 60 дней? В противном случае мы не видим иного выхода, кроме как обратиться с жалобой по поводу данного нарушения в Комиссию по зданиям штата Вермонт. Если нарушения не будут устранены, на Вас может быть наложен существенный штраф, однако мы уверены, что Вы намерены соблюсти требования закона.
С уважением
Вариант 3
У вас уже были неоднократные конфликты с владельцем помещения, и ваша компания уже подыскала более выгодные условия аренды в другом здании. Ваша цель — расторгнуть договор аренды. Выбранный тон — твердый, но без сжигания мостов.
Уважаемая госпожа Рейнольдс, четыре недели назад Вы завершили ремонтные работы на первом этаже нашего здания. Разве Вы предварительно не проконсультировались с юристом?
Вы нарушили закон о правах людей с ограниченными возможностями, а также законодательство штата, не обеспечив наличия в здании пандусов для инвалидных колясок и автоматических дверей для посетителей и клиентов с ограниченными возможностями. Поскольку истекло уже четыре недели с момента завершения ремонтных работ, мы, в соответствии с законодательством штата, имеем право расторгнуть договор аренды. Данным письмом мы уведомляем Вас об этом за 30 дней.
Хотя мы не сомневаемся в том, что упущение было непреднамеренным, мы надеемся, что Вы понимаете, почему мы вынуждены покинуть здание и планируем перенести наш офис.
Надеемся на сохранение дружеских отношений во время оставшегося срока аренды и после его окончания.
С уважением
Эти три письма существенно отличаются друг от друга, поскольку при их написании вы руководствовались различными целями. Сконцентрируйтесь на реакции, которую вы пытаетесь вызвать у своего адресата. Вам нужны результаты. Тем не менее обратите внимание, что даже наиболее жесткое письмо, приведенное в третьем примере, написано в уравновешенном тоне, необходимом для сохранения хорошей репутации компании. Нет нужды в проявлении враждебности.
РЕЗЮМЕ
• Подумайте о цели письма и его получателях до того, как начнете писать, и позвольте этой цели определять, что и как вы напишете.
• Четко обозначьте суть вопроса и результаты, которые вы надеетесь получить.
• Не забывайте о поставленной цели: не сводите на нет своих усилий, придерживаясь враждебного или неподобающего тона.
 | Брайен А. Гарнер. Эффективные письменные деловые коммуникации |